Wykład 13, STUDIA, Zarządzanie, Semestr 3, Logistyka, Wykłady
[ Pobierz całość w formacie PDF ]
Wykład 13
Informacja logistyczna i informatyzacja zarz
ą
dzania logistycznego
13.1. Istota i struktura systemu informacji logistycznej
Analiza potrzeb informacyjnych oraz cech informacji powinna doprowadzić do opracowania
sprawnego systemu informacyjnego przedsiębiorstwa, który z kolei determinować będzie sprawność
i skuteczność procesu zarządzania logistycznego. System taki łączy ze sobą zarówno wszystkie
komórki organizacyjne przedsiębiorstwa jak i przedsiębiorstwo z jego otoczeniem. Oznacza to, Ŝe
sprawny system informacyjny obejmować powinien wszystkie szczeble zarządzania oraz poziomy
decyzyjne, a co za tym idzie powinien zapewnić sprawne i elastyczne dostarczanie kompletnych
i adekwatnych dla rozwiązania powstałego problemu, informacji. W konsekwencji system informacji
rynkowej przedsiębiorstwa powinien być rozumiany jako zespół metod i środków mający na celu
dostarczenie przesłanek do podejmowania decyzji rynkowych.
System informacji rynkowej określić moŜna równieŜ jako uporządkowany i odpowiednio
zarządzany zbiór informacji rynkowej i podsystemów, w których ona występuje. Ponadto system ten
obejmuje metody i techniki gromadzenia oraz przetwarzania informacji, zarówno dla celów
decyzyjnych jak i poznawczych dotyczących rynku i jego podmiotów
1
. System informacyjny
definiowany jest równieŜ jako celowo zorganizowana struktura ludzi, urządzeń i procedur
wykorzystywanych zarówno do gromadzenia, opracowywania, rozdzielania jak i przechowywania
informacji wykorzystywanych przez kierownictwo wszystkich szczebli i słuŜących jako podstawa
podejmowania decyzji rynkowych
2
.
Przy czym niezaprzeczalnym jest, Ŝe kaŜde przedsiębiorstwo powinno opracować własny,
dostosowany do swoich potrzeb i warunków działania, system informacyjny. Struktura tego systemu
powinna zatem wynikać z ogólnej polityki działania, sposobu produkcji i zakresu kontroli. Dodać
równieŜ naleŜy, Ŝe racjonalny system informacyjny powinien ułatwiać kierownictwu wszystkich
szczebli sprawowanie podstawowych funkcji zarządzania. Dlatego teŜ, za podstawowy cel systemu
informacyjnego przyjąć naleŜy dostarczenie wiedzy niezbędnej dla sprawnego funkcjonowania
i rozwoju przedsiębiorstwa.
W konsekwencji konieczne jest aby proces zarządzania informacją i projekt odpowiedniego
systemu rozpocząć od rozeznania potrzeb i Ŝyczeń nabywców a takŜe standardów realizacji
ujawnionych potrzeb, w szczególności, w zakresie obsługi klienta.
3
NaleŜy jednocześnie pamiętać, Ŝe
aby potrzeby te mogły zostać zrealizowane niezbędne jest dokonanie ich porównania z aktualnymi
moŜliwościami przedsiębiorstwa, a co za tym idzie konieczne wydaje się określenia potrzeb zarówno
wszystkich sfer funkcjonalnych przedsiębiorstwa jak i wszystkich szczebli zarządzania.
1
Badania rynkowe i marketingowe, praca zbiorowa pod red. J. Kramer, op. cit., s. 104.
2
R. Ronkowski, Informatyka..., op. cit., s. 30.
3
Kempny D.: Logistyczna obsługa klienta, Warszawa 2001, s. 69.
dr Sabina Kauf
1
Zarządzanie logistyką
Podsystem informacji
operatywnej
Cele strategiczne
wejście
Podsystem informacji
specjalnej
wyjście
Programy
Plany
Realizacja planów
Podsystem informacji
incydentalnej
Rys. 1: System informacji rynkowej
Źródło: opracowanie własne na podstawie Altkorn J.: Podstawy marketingu, Kraków 1998, s. 355
W systemie informacji rynkowej informacje mogą być gromadzone w trzech podsystemach (rys. 1):
-
Podsystemie informacji operatywnej
, który gromadzi, w sposób ciągły informacje
o zjawiskach bieŜących, rejestruje je, dostarcza podstaw do podejmowania bieŜących decyzji
rynkowych. W podsystemie tym informacje gromadzone są w postaci wszelkiego rodzaju
sprawozdań okresowych, dotyczących np. wielkości sprzedaŜy produktów w rozbiciu
terytorialnym. Podsystem ten powinien ponadto wskazywać na zmiany w udziale
przedsiębiorstwa w rynku, rejestrować koszty, w róŜnych przekrojach. Powinien być elastyczny
i zdolny do przystosowywania się do pojawiających się zmian. Podsystem ten dostarcza
głównie informacji będących podstawą podejmowania decyzji powtarzalnych oraz stanowi
narzędzie kontroli realizacji bieŜących zadań przedsiębiorstwa.
-
Podsystemie informacji specjalnej
dostarcza danych do rozwiązywania problemów
strategicznych, i tych których nie moŜna było rozwiązać za pomocą informacji pochodzących
z poprzedniego podsystemu. Głównym zadaniem tego podsystemu jest dostarczenie informacji
do określenia przyszłych kierunków rozwojowych. Na podstawie informacji pochodzących
z tego podsystemu moŜliwe jest określenie wariantów rozwiązań powstałych problemów oraz
dokonanie wyboru decyzji optymalnej.
-
Podsystemie informacji incydentalnej
przyczynia się do gromadzenia informacji, ze źródeł,
których nie da się z góry określić i obejmuje informacje przypadkowe i nieprzewidywalne,
a które mogą w znacznym stopniu wpłynąć na podejmowane decyzje. Podsystem ten obejmuje
informacje pochodzące głównie ze źródeł zewnętrznych.
Strona wejścia obejmuje dane pochodzące z rynku, przy czym znaczna część z nich musi zostać
dopiero przetworzona, aby mogła stać się podstawa podejmowania decyzji. System informacji
rynkowej połączony jest z poszczególnymi ogniwami systemu kierowania i dostarcza podstaw
zarówno do formułowania celów strategicznych, zadań rynkowych, prognoz i planów działania jak
i informacji o realizacji tych planów. Przy czym kaŜdy system informacyjny powinien być tak
skonstruowany aby mógł spełniać funkcję
4
:
4
Banaszak P., Stańda A.: Zarządzanie..., op. cit., s.78.
dr Sabina Kauf
2
Zarządzanie logistyką
- zasilającą, związaną z wyszukiwaniem danych pierwotnych oraz przetwarzaniu ich do takiej
postaci, która umoŜliwiałaby przekazywanie i wykonywanie innych operacji
- przechowywania informacji, która przejawia się w zdolności długotrwałego magazynowania
informacji, przy wykorzystaniu specjalistycznych środków technicznych
- przetwarzania informacji przejawiająca się w przekształceniu danych w informacje
bezpośrednio uŜyteczne w procesie decyzyjnym
- przekazywania informacji, gdyŜ informacje nie muszą być wykorzystane w miejscu ich
powstawania.
System informacyjny jako podstawa podejmowanych w przedsiębiorstwie decyzji ma decydujące
znaczenie dla efektywności procesu zarządzania, i dlatego teŜ niezmiernie istotne jest określenie
uŜytecznych cech i elementów tego systemu, tak aby mógł on w pełni realizować zamierzone cele
i pełnić podstawowe funkcje. To zaś w znacznym stopniu determinuje trafność podejmowanych
decyzji, które odzwierciedlają się, w szczególności, w pozycji rynkowej przedsiębiorstwa.
Zintegrowany system informacji logistycznych, odpowiadający potrzebom zarządzania
strategicznego i operacyjnego łączy w jedną całość wszystkie składniki przekazywania informacji.
Oznacza to, Ŝe dobrze zaplanowany system wykazuje zdolność przenoszenia informacji z miejsc ich
powstawania, i zbierania, do miejsc będących odpowiednimi szczeblami zarządzania do
podejmowania decyzji. System taki obejmuje zatem takie elementy jak
5
:
- źródła danych, tak wewnętrzne jak i zewnętrzne
- podsystem gromadzenia danych oraz wprowadzania ich do banku danych
- bank danych
- bank modeli i technik analitycznych
- podsystem rutynowego udostępniania informacji z banku
- podsystem opracowywania raportów specjalnych
System informacji korzysta, jak juŜ wspomniano, zarówno z danych zewnętrznych jak
i wewnętrznych. Przy czym gromadzenie tych danych moŜe odbywać się za pomocą monitorowania
otoczenia jak i badań prowadzonych dla celów marketingowych jak i logistycznych
6
. Niezmiernie
istotną grupę informacji stanowią równieŜ te, które dostarczane są przez zarząd przedsiębiorstwa,
które dotyczą, w szczególności, prawdopodobnych reakcji nabywców, przyszłych trendów
w sprzedaŜy, polityce rządowej, dostępności na rynku oferowanych przez przedsiębiorstwo produktów
jak równieŜ moŜliwym sukcesie strategii alternatywnych.
Ze źródeł wewnętrznych pochodzą zaś informacje znajdujące się w ewidencji przedsiębiorstwa,
a dotyczące, w szczególności, kosztów prowadzenia działalności marketingowej i logistycznej, w tym
o kosztach utrzymania zapasów, kosztach kampanii promocyjnych, zestawienia wydatków związanych
z utrzymywaniem róŜnych produktów na składzie jak równieŜ informacje o zasobach będących do
dyspozycji przedsiębiorstwa.
5
por. E. Duliniec: Badania..., op. cit., s. 146, Kempny D.: Logistyczna..., op. cit., s. 72 nn.
6
Por. Ph. Kotler: Marketing. Planowanie, wdraŜanie, analiza i kontrola, Wydawnictwo Fogra, Warszawa 1999,
s. 117.
dr Sabina Kauf
3
Zarządzanie logistyką
Z punktu widzenie prowadzenia działań logistycznych niezmiernie istotnym wydaje się równieŜ
włączenie w system informacji podsystemu realizacji zamówień, z którego przedsiębiorstwo czerpać
moŜe informacje dotyczące lokalizacji klientów, trybu sprzedaŜy produktów poszczególnym klientom,
wymaganego przez nich poziom obsługi czy teŜ serwisu posprzedaŜowego.
Gromadzenie danych powinno zaś charakteryzować się systematycznością i zorganizowanym
charakterem. Wszystkie zebrane dane gromadzone są następnie w skomputeryzowanych bazach
danych, które dysponować powinny technicznymi moŜliwościami przechowywania i opracowywania
duŜej ilości informacji. W bazie tej gromadzone są, w szczególności, dane dotyczące płatności,
o stanie zapasów, transporcie, zamówieniach zarówno tych aktualnie realizowanych, jak i tych
wycofanych. Istotną grupę informacji zawartych w bazie danych stanowią równieŜ informacje
o standardowych kosztach róŜnych, realizowanych w przedsiębiorstwie czynnościach marketingowych
i logistycznych
7
.
Dodać naleŜy, Ŝe skomputeryzowany system informacji - powinien charakteryzować się
zdolnościami do przetwarzania danych w informacje mające realną wartość dla decydentów. W tym
celu w systemie informacji zawarte są róŜnego rodzaju narzędzia analityczne (np. statystyczne), które
pozwalają na przełoŜenie informacji uzyskanych z banku na konkretne warianty decyzji marketingowo-
logistycznych, zarówno o charakterze strategicznym, jak i operacyjnym. Dodać jednocześnie naleŜy,
Ŝe najczęściej wykorzystywanymi narzędziami podejmowania decyzji jest programowanie liniowe,
które umoŜliwia poszukiwanie rozwiązań optymalnych. Wśród modeli tych najbardziej znane są m.in.
algorytmy transportowe, modele prognozowania sprzedaŜy nowych produktów, modele wyboru
lokalizacji punktów sprzedaŜy, modele podziału nakładów na wykorzystywane instrumentarium
logistyczne
8
.
Z punktu widzenia zarządzania logistycznego najistotniejszym elementem systemu informacyjnego
wydaje się jednak być moŜliwość przygotowywania raportów oraz sprawne udostępnianie zebranych
w bazie danych informacji. Raporty te dotyczyć mogą np. stopnia realizacji zamówień, zapasach,
administracji transportem. Ponadto sprawny system informacji powinien dostarczać raportów
dotyczących działalności przedsiębiorstwa w róŜnych przekrojach, sporządzanych na zamówienie
konkretnych osób, znajdujących się w szczególnej sytuacji
9
.
Realizacja wszystkich zadań stawianych sprawnym systemom informacyjnym pociąga zatem
konieczność zbudowania modularnej bazy danych,
10
która charakteryzuje się moŜliwością
przechowywania materiałów źródłowych. Baza taka umoŜliwia ponadto kodowanie danych na wejściu,
zgodnie z przedmiotem którego dotyczą: np. produktu, lokalizacji klienta, środków transportu, itp.
7
Kempny D.: Logistyczna..., op. cit., s. 73.
8
Kotler Ph.: Marketing..., op. cit., s. 116 nn, Duliniec E.: Badania..., op. cit., s. 152.
9
Garl W., Bote M.: Computergestütztes Marketing, Heidelberg 1990, s. 132.
10
Kempny D.: Logistyczna..., op. cit., s. 74.
dr Sabina Kauf
4
Zarządzanie logistyką
JeŜeli zaś system taki wzbogacony zostanie o standardy kosztowe, wówczas moŜliwe będzie
równieŜ porównywanie kosztów bieŜących z ustalonymi normami, a takŜe dokonanie oceny
zyskowności poszczególnych klientów i produktów
11
.
Reasumując stwierdzić moŜna, Ŝe sprawnie funkcjonujący system informacyjny przedsiębiorstwa
powinien dostarczać menedŜerom wszystkich szczebli zarządzania uzyskiwanie potrzebnych
informacji w przejrzystej i czytelnej formie tak, aby na ich podstawie mogli oni podejmować najbardziej
trafne i adekwatne decyzje logistyczne
13.2. Wymagania stawiane systemom informacyjnym
Informacja stanowi obecnie jeden z elementów produktu, której przypisywane jest znaczenie
strategiczne (Know-how)
12
. Optymalne wykorzystanie elementu produktu jakim jest informacja będzie
w przyszłości współdecydować o jego walorach
13
.
Z rozwoju komunikacji i informacji wynikają z kolei następujące wymagania dla działań
logistycznych
14
:
·
skrócenie czasu dostaw poprzez przyspieszenie i koordynacje wszystkich procesów realizacji
zamówień i komunikacji,
·
podniesienie dokładności dostaw poprzez stałą kontrolę realizacji zamówień oraz unikanie
błędnych dyspozycji,
·
stałe informowanie nabywców o stanie realizacji zamówień, poprzez ciągłe dostarczanie im
aktualnych informacji,
·
oszczędności personalne w sferze dyspozycji, np. poprzez odciąŜenia w sferze magazynowania
i transportu oraz poprzez programowanie przebiegów transportowych,
redukcja kosztów fizycznych komponentów usług (transport, magazynowanie, przeładunek),
·
redukcja kosztów poprzez wykorzystanie szybszych i adekwatniejszych informacji.
Celem strategii informacyjnej jest stworzenie powiązań sieciowych w ramach całego
przedsiębiorstwa. Strategia ta stwarza bowiem podstawy do efektywnej realizacji wszelkich
przekrojowych i ponadzakładowych funkcji marketingowych i logistycznych. Dlatego teŜ koniecznym
jest, aby logistyczne i marketingowe funkcje przedsiębiorstwa strategię tę aktywnie wspierały.
Potencjały racjonalizacji występujące wzdłuŜ całego łańcucha logistycznego mogą być bowiem
jedynie wówczas zrealizowane jeŜeli umoŜliwi to integracja systemowa i istniejące struktury
organizacyjne. W związku z powyŜszym niezbędne jest włączenie przedsiębiorstw handlowych,
usługowych, biur inŜynieryjnych, a w szczególności wszystkich dostawców w jeden system
11
Osmólski W., Walcer S.: Wymiana informacji między usługodawcami logistycznymi a ich klientami, Materiały
konferencyjne, IV Międzynarodowej Konferencji Logistycznej, Poznań 1999, s. 24.
12
Pfohl H.-Ch.: Logistiksysteme. Betriebswirtschaftliche Grundlagen, Springer Verlag, Berlin, Heidelberg, New
York, Wien 1996, s. 86 i kolejne.
13
Weis M.: Marketing, wyd. 9, Friedrich Kiel Verlag, Ludwigshafen, 1995, s. 221.
14
Isermann H.:
Logistik im Unternehmen - eine Einführung, in: Logistik: Beschaffung, Produktion, Distribution,
Verlag Moderne Industrie, Landsberg 1994, 124, Neff C, Sommerfeld R.: Computergestützte Logistiksysteme als
Instrument einer modernen Distribution, w: Diruf (Hrsg): Logistische Informatik für Güterverkehrsbetriebe und
Verlade, Berlin, 1985,s. 169 i kolejne.
dr Sabina Kauf
5
Zarządzanie logistyką
·
[ Pobierz całość w formacie PDF ]